こんにちは、日々FIREを目指して駆け回っている新米社長です。
今日は事業を行っていく上で欠かせない契約についてのお話。それも電子契約に関する話です。
電子契約とは何か？
事業を行う上で契約はつきものですが、最近良く耳にする電子契約とはなんでしょうか？
今回は電子契約について以下の内容をまとめました。
- 電子契約の定義
- 導入時のメリットや注意点
- 電子署名に関する法令
またそんな電子契約を簡単に利用できる、便利ツールであるfreeeサインについてもご紹介します。
電子契約とは、インターネット等の情報通信技術を利用して電子ファイルに対して電子署名やタイムスタンプ等の電子データを記録して締結する契約のことをいいます。
法令では 電子委任状法2条2項 にて定義されています。
この法律において「電子契約」とは、事業者が一方の当事者となる契約であって、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法により契約書に代わる電磁的記録が作成されるものをいう。
当然、書面の契約書同様に、電子契約された書類については裁判時の証拠としても扱われます。
つまり紙の契約書と何ら変わりない効力を発揮するものとなります。
法令上の電子契約の詳細な区分や、明確な定義については別途専門のサイトや弁護士の方に確認されることをおすすめします。
書面契約と電子契約の違いとは？
従来からある書面契約と電子契約ではどのような違いがあるのかを下記にまとめました。
| 書面契約 | 電子契約 | |
| 形式 | 紙の契約書 | 電子データ(PDFなど) |
| 署名方法 | 印鑑、署名 | 電子署名 |
| 本人であるかの担保 | 印鑑証明書 | 電子証明書 |
| 改ざんされていないか？を証明する手段 | 契印・割印 | タイムスタンプ |
| 契約確認 | 原本の郵送や、直接の受け渡しなどで確認 | メールなどによる電子データの受け渡し |
| 保管方法 | 物理的な保管 | ストレージへの保管 (外部のクラウドサービスなども含む） |
| 印紙 | 場合によっては必要 | 不要 |
ご覧のように今までの書面契約では、契約内容を記した紙にハンコによる「押印」や、ペンでの「手書き署名」を用いて、契約を証拠化してきました。
そのため契約時にはハンコの持ち出し、押印後の書類の郵送、厳重な保管などが必要とされていました。
しかし電子契約では、パソコンやスマートフォンを用いて「電子署名」と「タイムスタンプ」をファイルに対して施すことで、安全かつ素早く当事者の合意となる証拠を残すことが出来ます。
また、上にも書いたようにこれは書面の契約書と同様に、裁判時の証拠としても扱われます。
業務効率化に欠かせない電子契約
以上のような特徴を持っていることから、電子契約を行うことで業務上の手間を大幅に削減することが可能です。
私自身も日々感じていることですが、契約書などの準備や管理に時間を取られることなく、目の前の事業に集中したいですよね。
それが電子契約を導入することで実現できるということです。
クラウド型電子署名
そんな電子契約ですが、現在我々が電子契約として思い浮かべるのはクラウド型の電子署名となります。
実はクラウド型ではない電子署名もありましたが、それらは初めて利用する人々には敷居の高いものでした。
具体的には下記のような物が必要となっていたからです。
- ICカードリーダー等の専用機器
- 専用ソフトウェア
- 暗号化を行う署名鍵や電子証明書
しかし近年ではこのようなものがなくても電子サインが行えるような環境が整い始め、現在ではWebサービスとして提供されるまでになりました。
Webサービスとして提供されるということはPCのブラウザがあれば、それだけで利用を開始できるということです。
このようなサービスは世間的にはクラウド型電子署名サービスと呼ばれています。
今回ご紹介するfreeeサインもこちらに該当します。
freeeサインの特徴と使い方
それではfreeeサインとの特徴と使い方について見ていきましょう。
freeeサインの特徴と長所
まずfreeeサインの特徴としては以下のようなものがあります。
- 個人事業主や中小企業など、小規模な事業を行っている人向け
- 利用料金も下は約5,000円から利用可能
- 会計ソフトでおなじみのfreeeのソフトなので安心
- ちなみにこのfreeeサインはもともとはNINJA SIGNという名前でしたが、現在はfreeeサインという名称に変わっています。
- これはNINJA SIGNを作成していたサイトビジット社が2021年4月にfreee株式会社に買収されたことによるものです
- freeeサインでは契約相手がアカウント登録をしていなくても利用可能
- これはなにげに重要です。双方が登録していないと利用できない電子契約サービスもあるなか、これは非常に導入の敷居を下げるものとなるでしょう。
以上の点から、freeeサインは非常に導入しやすい電子契約サービスであることがわかります。
上にも書きましたが、導入時のコストを抑えようと思えば、約5,000円に抑えられるのも大きなポイントです。
さらには個人事業主であれば実質980円から利用が可能です。
freeeサインの使い方
実はfreeeサイン、とてもありがたいことに使い方の動画を公開してくれています！
そのため、私がここに書くよりも動画を見たほうが皆さんにとっては短く有益な時間を過ごせるかと思いますので、そちらの動画を以下に貼ることにします。
ただ、リンクを貼ってあまりに芸がないので、私の方でも簡単な手順を記載します。
契約書を送信する
まずは契約書となるPDFを普段どおりに作成します。
このPDFをfreeeサイン上で読み込み、予め登録しておいた印鑑を貼り付けます。
これだけで押印入りの契約書が作成できます。
あとはこちらを契約者に送信すれば完了です。
この作業を行う際、テンプレートを作成しておくと様々な入力項目を予め設定しておくことが可能となります。
契約書のもとになるテンプレートを作成する
上にも書いたようにfreeeサインではテンプレート作成のための機能があります。
まずは契約書となるPDFを普段どおりに作成します。
そのPDFをfreeeサインに読み込ませ、契約書として必要になる項目をそのPDF内に設定していきます。
これだけで契約書のもとになるテンプレートは作成できます。
上に貼ったリンク内でも説明されていますが、とても簡単ですよ。
freeeサインは使いやすいしチュートリアルも充実している。
ざっくりと私の方でも書かせていただきましたが、freeeサインでは基本的に契約書となるPDFに対して電子契約に必要となる作業を行っていくような形となります。
また予めテンプレートを登録できたりタイムスタンプの機能があったり、機能も充実。
そしてこれはとても助かることですが、サービス内でチュートリアルが充実しているのもとても良いポイントです。
資料請求なども簡単に行えるようになっているため、電子契約をご検討の方はこの機会に資料を請求されてみるのはいかがでしょうか？
