今の時代、外注スキルはとても大切
日々、新米社長として駆け回っている私ですが、日々痛感するのは外注スキルはとても大切ということ。
私は小規模な事業をいくつか手掛けています。一つ一つの規模は小さく、あくまで自分の目が届く範囲に収まるように意識していますが、身体は一つ、思った以上に時間が足りなくなるケースも多々あります。
(これは完全に見積もり不足ですね…)
そこで最近はなるべく自分の作業範囲を少なくして、定型化した作業は外注するように意識しています。
人に任せられる部分を外注化することで、自分の時間を別のことに使えますし、そもそも外注することで磨かれるスキルもあります。
そしてこの外注スキル、事業収入を増やして早く稼ぎたい人には必須のスキルです。
今回はそんな外注スキルについてのお話です。
外注への最初の一歩。事業の型をまずは作ろう
自分で事業を行っている方であれば、誰でも体験することだと思いますが、ある程度その事業がうまく回ってくると、実際の作業については自動化できる部分や定型化できそうな作業というのが見えてきます。
私はそういうものを事業の型と呼んでいます。
いわゆる空手の型のようなものですね。
自動化できる作業はシステム化
まずは事業の中で自動化できる作業については、積極的に自動化していくようにします。
具体的にはプログラミングを用いて自動化をしていきます。
Google Apps Script(GAS)を用いた、作業自動化の例
例えば、ある事業に関する数値の集計作業を手作業でやっていたとします。
ですが、その集計に必要な式が固定の場合、そこは自動化していくことが可能です。
この記事を読んでいる方の中にも、Excelでマクロを組んでいる方は多いと思います。
私は普段の業務でGoogleスプレッドシードをよく使いますが、毎回同じ計算が発生する場所は計算式を適用して、自動的に値を出すようにします。
また他にも、これは一部ですが、下記のような作業の自動化を図っています。
- 事業関連のメール(Gmail)を受信したら、内容に応じて自動的にスプレッドシードに記載
- Googleのフォームに入力された内容をスプレッドシードへ集約させ、集計、結果を手元のiPhone上にあるSlackに通知
- 毎週決まった日時に、必要なスプレッドシードをPDFに自動変換
これらを毎回手で行うとそれなりに時間も取られますし、いちいちそちらに意識を向けることになり、作業効率も大幅に落ちるので、これらの作業を自動化することは業務効率化という意味でも、かなり重要です。
これらの作業自動化についてはGoogle Apps Script(通称GAS)を用いてプログラムを書くことで、それほど工数をかけずに自動化を実現できます。
Google Apps Script(GAS)とは？
Google Apps ScriptはGoogle周りのサービスをJavaScriptを用いてプログラムが書ける実行環境です。
学習コストは低めですが、それでもプログラミングを全く触れたことがない人にとっては、それなりに学習時間は必要です。
例えばこのようなプログラムの作成作業を外注化することで、プログラムが書けない、という自身の弱みを保管することができます。
今回のようなプログラム作成の作業の外注にはココナラがおすすめです。
(ココナラのおすすめポイントについては、後述しますので、ぜひ読んでみてください)
ココナラは画面の見やすさもさることながら、低価格から案件を発注することができ、気軽に外注を行えることが魅力のサイトです。
上のリンク先から飛んで、Google Apps Scriptなどの単語で案件を請け負ってくれる方を探すことで、簡単に外注への一歩を踏み出すことができます。
プログラミング関連の案件を発注する前に準備しておくこと
プログラミングの知識がない方は案件を発注する前に下記のようなことを事前に考えておくと、スムーズに見積などを進められると思います。
- どういう作業を自動化したいのか？
- 作業を自動化する上で利用するサービスはなにか？
- Googleスプレッドシードを用いたい
- 手元のiPhone上のSlackに通知を投げるようにしたい
- 毎週決まった曜日に動くようにしたい
- いつまでにほしいか？
- 希望金額
- 相場がわからない場合、その旨を相手に伝えて、実際に発注する内容を天秤にかけながら見積もりを出していくことをおすすめします
以上のような内容は事前の見積もり時には双方で意見を一致させておきたいところです。
ココナラで案件を受注されている方は、丁寧な対応をしてくれる方が多い印象なので、できるだけ自分が実現したいことを相手に伝え、相手が提案した内容とすり合わせながら内容を固めていくのがおすすめです。
外注時に丸投げはするな
おすすめしないのは希望要件だけ伝えて丸投げすること。
要件だけ伝えたところで、双方での完成イメージがない状態のまま、作業にはいるのは大変危険です。
結局、イメージしたものができず、お金だけが無駄になるという最悪の事態になるため、必ず事前の打ち合わせ段階で自分がほしいツールのイメージをなるべく細かく伝えるようにしましょう。
定型化した作業は外注へ
自動化した作業のシステム化について話してきましたが、定型化できた作業についても同じように外注することができます。
定型化した作業を外注化する際に作成しておくと良いもの
定型化を達成できた作業は、なるべくドキュメントにまとめておくようにしましょう。
このようにすることで、
- 自分以外の人間でもその作業を行えるようになる
- ドキュメントにまとめる作業を経て、更にその作業の無駄な部分や足りない部分を見つけることができる
- ドキュメントにまとめることで外注しやすくなる
特に一番最後に書いた ドキュメントにまとめることで外注しやすくなる というのは外注する際の手間を大幅に減らすことができるので、おすすめです。
時間の空いたタイミングを見計らって、下記の作業を行いましょう。
- 定型化が達成できた作業を一覧化
- それぞれのドキュメントを作成する
ドキュメントにまとめた作業はどんどん外注へ回していこう
定型化を達成できた作業をドキュメントにまとめることができたのなら、あとはその内容をそのまま外注に回すだけです。
ドキュメントにまとめる過程で、その作業の大切なポイントなども見えていると思うので、外注時の注意点などもより効率よく相手に伝えることができます。
外注するならココナラはオススメ
上のプログラミングのところでも話しましたが、ココナラであれば比較的低価格で作業の外注化が可能です。
ココナラがオススメな3つの理由
ここで、ココナラをおすすめする、3つの理由についても紹介させていただきます。
- 検討や依頼から納品まで、すべてネットで完結しているので、極力効率的に作業を進められる
- 制作サンプルやレビューが掲載されているので比較が簡単だし、安心
- 個人やフリーランスと直接取り引きができるので業者と比べてお得な価格帯で利用できる
以上のような理由で、私はココナラをおすすめします。
私の主観ですが、丁寧に対応してくれる人も多いイメージなので、作業を外注化する際はぜひココナラを検討してみてください。
様々なカテゴリがココナラにはありますので、あなたの業務に関する分野から探してみることをおすすめします。
中には自動化・定型化した作業以外も、外注したいと考えている人もいるでしょう。
その際はどういう作業を依頼したいのか？その要件を紙やメモ帳にまとめておくと、時間を無駄にすることなく発注作業が行えるのでおすすめです。
私自身、自動化・定型化した作業以外も外注はよく検討しています。
自分が得意じゃない作業は、得意な人にお願いする。
事業収入の規模を早く広げていくなら、このような発想はとても大切だと思います。
お互い、事業収入拡大を目指して日々頑張っていきましょう！
